Time management + planner sessions or ... I'm such a nerd

Самый добрый день!!!

Сегодня я к вам с материалом, который изначально планировала пустить в посте про планнеры. Но там было так много всего, и еще это была часть блог-хопа, так что решила вынести отдельно одну логическую часть - про мой time management. И еще комментарии к предыдущему посту навели меня на мысль написать про планнерные сессии (звучит так, как будто я в Раде работаю гггг).

Time management

Сразу оговорюсь, что возможно название не совсем верно отображает суть, т.к. TIME management предполагает какие-то манипуляции с этим самым time, построение графиков и расписаний, анализ временных затрат и т.д. И все это целая прям наука :) Которую я не изучала, читая умные книги с Амазона.
У меня скорей некий срез, моя система разгребания завалов во всех сферах жизни :)))) Может кто-то найдёт в этом что-то полезное для себя.

Кратко о моей временной ситуации. С понедельника по пятницу на работу и дорогу у меня уходит в среднем 13 часов. Свободного времени - час перерыва. Ну этот час на все: пообедать под ютуб, звонки семье, если надо - небольшой шоппинг. И ещё где-то час дома вечером или утром (иногда я так устаю в дороге, что мне проще встать не в 5.30, а в 4.00 и что-то поделать).
Ну и стандартные два выходных.
Раньше я писала про свою глобальную рассеянность.
Ну и на вершине всего этого ещё лень ;))
Это исходные данные.

Цель - выполненные дела, однако в рамках зоны комфорта. Не так, чтобы в субботу утром веник схватила, до вечера воскреснья в мыле, закончив выходные свалившись без сил. В выходные у меня приоритет отдохнуть, морально или физически. А уже потом воротить горы. Точно также в будние дни я предпочитаю сон и отдых практически любым, даже самым важным делам.

Ну и в общем получается ситуация, когда времени мало, дел много и хочется их все-таки выполнить, но не умереть на полпути.

Учитывая мою специальность, от компа меня немного подташнивает, так что в выходные я к нему почти не подхожу. И стараюсь все, что можно сделать компьютерного на работе - делать там (в перерыв). Ответить на письма, написать пост, откомментировать блоги, совершить покупки онлайн, навести шмон на пинтересте и т.д.
Я очень много читаю и комментирую в подземке по пути с работы и на работу. Там же я пишу большую часть постов (текст, который потом на компе дорабатываю напильником). В общем много чего еще, что надо просто написать я пишу в трейне на телефоне. Для этого мне планнер как таковой не нужен, во время часового втыкания в вагоне поезда дважды в день по-любому найдёшь чем себя занять.

Но все остальное, что я часто делаю в перерыв, нуждается в планировании. Т.к. много всего хочется охватить, а времени где-то 30-45 минут (бывает и больше, иногда удаётся отхватить и в рабочее время, например пока жду перестройку кода, а иногда и этого получаса нет, так что в среднем где-то так).
За то время, что я плотно использую планнер я для себя выработала систему, которая для меня работает. Система, с оригинальным названием - разделяй и влавствуй. Вернее в моем случае немного модицифированная версия - разделяй, разделяй, разделяй ... разделяй еще раз и влавствуй.

Я разбила на части сущности, которые учавствуют в этом процессе, а именно - дела, которые надо сделать и время.

Разбивка дел. 
Дела я разделила на три категории:

• рутина - то, что надо делать ежедневно, еженедельно, месячно, бимесячно и т.п. Например оплата счетов, уборка квартиры, комментарии в блоге :)
• текущие - ежедневные дела, не являющиеся рутиной; кому-то позвонить, что-то купить, что-то зашить, сезонные работы (например побрить свитера и убрать их на лето :)) ну и т.п.
• завалы - этим термином я определяю дела, которые возможно когда-то были рутинными или даже текущими, но сейчас это уже не важно. Т.к. там такой завал, разгребать который надо не один месяц. 

Все свои дела я разбиваю на более мелкие...ну кроме тех, которые сами по себе уже мелкие. Стараюсь делить так, чтобы на каждый пункт уходило максимум полчаса, иначе отвлекусь и не закончу. Это в основном относится к завалам, т.к. рутинные или текущие дела обычно не большие. Например я не пишу "разобрать почту", т.к. там такой объём, что эта формулировка скорее мечта, чем строка для записи в планнере. Это большое дело у меня разбито на десятки маленьких, которые делаются в порядке приоритета. Или например пинтерест. Там у меня полнейший бардак! И вот так сесть и за раз ударно от него избавиться не представляется возможным. Поэтому он тоже разбит на делишки .
Структурирование больших дел помогает моей рассеянности. Вместо того, чтобы кидаться во все стороны не зная с какой стороны поступиться - передо мной стоит конкретная небольшая задача, которую можно выполнить за короткое время. И второй фактор психологический - сделав маленькое дело я его торжественно вычеркиваю из всех списков и чувствую себя на коне!!! :)

Ну вот дела разбиты на делишки...

Разбивка времени. 
А если быть точнее - распределение времени. У меня не так его много, чтобы что-то там разбивать. А то, что есть надо как-то распределить.

Я разобрала неделю на дни недели, и на каждый день назначила какую-то активность. Например, почта у меня по понедельникам, пинтерест по пятницам. Это то, что я делаю в перерыв. Следующая часть - тот час свободного времени, что мне удаётся вырвать дома. Тут тот же принцип. У меня расписано по дням недели категории дел. Например в понедельник я занимаюсь компьютерными делами, вторник - организация скрапа, среда - дом, четверг - домашний офис. На пятницу ничего конкретного нет. Т.к. в этот день, когда можно домой вернуться позже, на работу же на следующий день не вставать, я часто после работы еду куда-то по делам или погулять.

В своем кикки-планнере я сделала закладку для недели, которая также выполняет роль списка того, что я делаю в какой день недели. Распечатала на пластике категории:  (online - то, что делаю в перерыв на работе, comments - комментирование, nights - вечера в будние дни) и дни недели к ним. Заламинировала этот список и алкогольным маркером записала то, что я в какой день недели делаю (когда этот список изменится, я сотру надпись спиртом и напишу что-то другое). 

Но не всегда распределение дел по дням недели помогает. В тех сферах, где дел много, даже если этой сфере назначен конкретный день - я начинаю мыкаться  и думать за что хвататься. Поэтому для некоторых сфер деятельности я еще разбила месяц по неделям. Это относится к домашним делам, офису..

В общем получается куча списков с одной стороны (дела, разбитые на этапы) и с другой стороны - разбитый на составляющие месяц.

Чтобы было понятнее, я начертила небольшую схемку (думаю к этому место кое-кто уже стал догадываться, какая я зануда) того, как я определяю что делать в конкретный день недели и месяца.

Например, чтобы определить, что мне надо было делать в прошлую среду вечером дома... По средам у меня в списке - дела, относящиеся к дому. Неделя по счету была третья - на нее приходится decluttering (clutter - беспорядом, decluttering - избавление от беспорядка :))

Открываю свой домашний планнер на странице, где у меня список того, что надо разобрать - и очередной пункт из списка записываю на этот день. И таким образом я поступаю с каждым днем, с каждой категорией... В общем надеюсь я не запутала вас еще больше :)))

Что касается выходных. Величина слегка не постоянная. На них приходится и шоппинг (иногда в 10 магазинах), все какие-то отмечания праздников, прогулки и прочие "не планнерные" дела. На выходные я стараюсь всегда планировать скрап, фотографирование и уборка какой-то части квартиры. Ну а дальше уже по обстоятельствам. Это может быть что-то глобальное, на что у меня не найдётся времени в будний день. Так же, как и с остальным - разбиваю на этапы, не приятное ставлю на первые места и очень много стараюсь не планировать. Это мне позволяет прочувствовать все-таки выходной (вместо того, чтобы прочувствовать себя лошадью ломовой ггг).

Скрап я тоже расписала. Им я занимаюсь только в выходные. Иногда очень хочется и в будние дни, особенно когда читаю вашу ленту, так бы и бросила работу и помчалась бы домой штамповать! Но обычно это происходит так - я мчусь домой окрыленная и вдохновлённая, но к моменту прихода домой сил ни на что уже нет. И тут два варианта - расстроиться, что намеченное не свершилось. Или таки заставить себя за что-то сесть, что в итоге заканчивается начатой работой и бардаком на столе (который мне мешает заниматься организацией, которая у меня по вторникам, или разбирать документы по четвергам). Так что какое-то время назад я для себя решила, что не буду стремиться к скрапу во что бы то ни стало. Вечерами я делаю другие дела, которые высвобождают больше времени, чтобы отдаться скрапу в выходные. Так что в месяце у меня где-то 4-8 скраповых дней. Мне сейчас этого хватает в плане количества скрап объектов в месяц. Но не хватает в плане списка того, что я хочу сделать. Поэтому я выходные поделила по неделям. Раз в месяц открытки, два раза в месяц - ПЛ, раз в месяц что-то из "остального". Под остальным у меня то, что годами пылится в списке долгостроев. И вот выделив конкретный день под это дело, жёстко отодвинув то, за чем тянется рука (открытки), я наконец-то начала что-то делать в этой сфере.

Когда уже планирую конкретно список дел на неделю - смотрю по обстоятельствам. Если нет ничего срочного и первоочередного - составляю список по принципу: самое галимое на первом месте (сделал и забыл). На один день много галимаса не ставлю, уже знаю 100%, что не будет все сделано в этом случае. Конечно если есть что-то срочное, то оно стоит на первом месте.

Миксование приятных и не приятных дел не сильно меня выбивает из зоны комфорта. Кстати в вопросе не самых приятных дел планнер у меня больше выступает ни как напоминалка, а как тренер, если можно так сказать. Записанное дело должно быть вычеркнуто. Я могу что-то не сделать в запланированный день, могу не сделать на следующий день. Но в какой-то момент желание вычеркнуть к чертовой матери этот пункт перевешивает нежелание это делать.

Ну и самое главное - хоть и по чуть-чуть, но дело движется и видимый прогресс даёт силы. Как говорится в китайской поговорке - дорога в тысячу ли начинается с первого шага.

В общем такой вот у меня не хитрый тайм менеджмент. Кому-то это все покажется смешным. Очень много мастериц тоже работают, имеют не одного ребёнка и кучу ДК. Но все люди разные, у каждого своя ситуация и свой потенциал. Возможно моя ситуация для кого-то с большей занятостью это мечта, но я с этим всем не справляюсь. Поэтому пришлось выдумывать способы это все как-то обуздать.

Planner session

Этот термин означает процесс заполнения планнера. У меня их два основных типа. Длинный, воскресный, и короткие ежедневные.

Еще раз напомню, что я веду два планнера. Домашний, побольше, где у меня хранится ВСЕ и мобильный кикки, который я везде тягаю с собой в сумке и там у меня записи о том, что мне может понадобиться на ходу или на работе. И там же делаю заметки о том, что надо записать в домашний (если вдруг где-то на ходу придет мысля).

Вечером воскресенья я достаю оба свои планнера. Сначала переношу в домашний какие-то заметки из кикки, которые накопились за неделю (в соответствующие категории). Далее заполняю кикки на следующую неделю. Сначала по своей закладочке заполняю в какой день и когда (в перерыв на работе или дома вечером) что делать. Для каких-то пунктов мне достаточно информации на закладке (например в какой день что комментировать). Для каких-то дел пишу первую часть - категорию (например на среду вечером - дом).

Далее в домашнем планнере открываю каждую категорию, где у меня все подробно разнесено, выбираю очередной пункт из списка в категории и записываю в планнер.

Сверяясь с разворотом на месяц, где у меня отвечены какие-то события и встречи - записываю их в соответствующий день. Финальный аккорд - разношу текущие дела. Все, на этом воскресная сессия закончена.

Утро каждого дня я пересматриваю итоги дня предыдущего. Что-то не выполненное или не законченное, если это важно, переношу на текущий день. Если появилось какое-то текущее дело - записываю его тоже.

Одна из часто возникающих мыслей в изучении вопроса ведения планнера - это занимает много времени. Эта мысль в свое время посещала меня и я часто ее встречала в обсуждениях этой темы. Но она категорически не верна!!!

Помогать правильно распределять свое время - один из столпов планнероведения. Если он этого не делает, а наоборот - отнимает время...это значит не планнер :)

Еще раз повторю то, что говорила в прошлом посте - ПЛАННЕР ДОЛЖЕН РАБОТАТЬ.

Красивый блокнотик с закладочками и разделителями будет всего лишь красивым блокнотиком, если не приносит пользу. И тогда вопрос "зачем столько денег тратить на планнер?" становится правомерным. Хотя вообще я этот вопрос не считаю правомерным :))) Даже мой, не самый дешевый, кикки стоит как например три набора ножей для бигшота. Которыми я пользуюсь крайне редко (а некоторые ваще не распакованы). Планнер я пользую до дыр каждый день.

Если же планнер работает, то он таки да - планнер. Не важно в каком виде он представлен, в электронном или бумажном, буть то крутая модная система или просто блокнот на пружине, да даже куча бумажек разбросанных по сумке - если они выполняют свою роль, то они и есть планнер.

Ну так вот, у меня по воскресеньям сессия занимает максимум минут 15, и каждый день - максимум 5.

ПЯТЬ.МИНУТ.В.ДЕНЬ.

Даже я, кто любит ныть, что нет времени, не могу назвать этот срок "занимает много времени".

Разумеется сейчас у меня уже разработана моя система, составлены десятки категорий, подкатегорий и списков. Это все безусловно в свое время требовало это самое время. Ну так в любом же деле так. А в скрапе сколько потрачено времени и материалов прежде чем начинает что-то получаться? Про это время много кто жалеет??

Конечно же кроме этих двух основных сессий я инода записываю что-то в планнер, что не входит в формат этих сессий. Ну вот например сейчас у меня период ежегодных профилактических посещений врачей. После визита я делаю небольшие заметки о том, как все прошло, какие результаты, что сказал врач, что выписал. Это может и час занять. Ну так мне НАДО это записать по-любому. Мне бывает НАДО записать, что собрать в посылку родителям, когда в следующий раз травить паразитов у собаки. Технически это время можно посчитать на работу с планнером. Но не будь его - я бы все равно куда-нибудь бы записывала.

Так что на сухой остаток сейчас у меня планнер время вообще не крадет :)

Ну вот, как-то много написала как всегда :) Надеюсь вы найдете в этом потоке сознания что-то полезное для себя. И на последок вопрос.. Сейчас я очень увлеклась вопросами организации. Если раньше это касалось в основном скрапа, то сейчас больше организации вообще. Ну и вопрос - были бы ли подобные посты вам интересны?

Спасибо что читаете меня.

Pin It